C’est décidé, vous laissez vos vieux locaux derrière vous pour rejoindre des bureaux flambant neufs. Quelles sont les étapes et les démarches à anticiper pour une transition sereine ?
Plan de l'article
1 – Consulter ses salariés
Difficile d’orchestrer un déménagement serein sans l’accord de la majorité. Les réunions préalable sont l’occasion d’échanger et de permettre à chacun d’exprimer son point de vue et ses difficultés.
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Les retours de vos collaborateurs seront un bon moyen d’orienter vos recherches sur un secteur géographique particulier. Vous pourrez aussi mieux prioriser les différents critères de recherche : accessibilité par les transports en commun, places de stationnement, proximité des commerces et services, aménagements spécifiques pour le parc informatique…
Notez que, hors clause de mobilité, si les nouveaux locaux se retrouvent en dehors du secteur géographique prévu par contrat, l’accord du salarié est obligatoire.
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2 – S’organiser en fonction du préavis
Pour un contrat de bail professionnel, le préavis est de 6 mois. L’entreprise locataire doit signaler son départ au propriétaire par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Elle peut aussi avoir recours à un acte de commissaire de justice.
Si vous avez été pris de court, notez que la mise en sous-location par le locataire peut être une possibilité. Deux conditions : la sous-location ne doit pas être interdite par le contrat de bail et le propriétaire doit être tenu informé.
3 – Trouver un agent immobilier d’entreprise
Passer par une agence spécialisée en immobilier d’entreprise est le meilleur moyen de trouver rapidement des nouveaux bureaux adaptés à ses besoins.
Avantages : le gain de temps et l’expertise de terrain des agents positionnés sur un secteur particulier.
Pour un résultat optimal, privilégiez les agences localement implantées qui connaissent bien le marché et seront les mieux placés pour vous conseiller.
Si vous cherchez un bien sur la commune ou la métropole de Nancy, vous pouvez contacter Arthur Loyd Nancy, l’agence locale du réseau national Arthur Loyd, spécialiste en immobilier d’entreprise.
4 – Négocier le prix et anticiper les travaux
Si vous faites appel au service d’un agent spécialisé, vous serez aussi mieux armé pour négocier le prix, mais aussi les éventuelles dispositions du contrat pouvant être librement prévu par les parties.
En cas de travaux à prévoir, il est important d’anticiper le montant total de l’opération et de se renseigner sur les délais moyens observés pour des chantiers similaires.
Des rénovations lourdes pourraient prendre plusieurs mois (entre la prise de décision et la fin des travaux). Des actions de rafraîchissement ne devraient pas retarder le déménagement, mais pourraient constituer un levier de négociation intéressant pour le prix du loyer.
5 – Comparer les devis de déménagement
La nécessité de passer par des déménageurs professionnels est fortement liée à la taille de l’entreprise. Néanmoins, même chez les plus petites structures, il peut être intéressant de faire appel au service d’une entreprise spécialisée pour accélérer et surtout sécuriser la phase du déménagement. Dans ce cas, mieux vaut s’y prendre à l’avance pour avoir le temps de comparer les devis.
6 – Préparer les cartons
Réservez au moins une journée à la préparation des cartons. Il s’agit d’une étape importante pour l’entreprise et pour les collaborateurs. Votre objectif est d’en faire un moment convivial en gardant à l’esprit que des cartons bien faits vous feront gagner du temps à l’emménagement. En cas de bris du matériel informatique ou du mobilier, vous risquez d’enregistrer une perte de productivité en attendant de pouvoir remplacer les éléments endommagés.
7 – Communiquer sa nouvelle adresse
Et voilà, il ne vous reste plus qu’à recevoir vos clients et vos courriers à votre nouvelle adresse. En dépit de vos efforts de communication, certains interlocuteurs n’auront pas eu l’info : des clients, des partenaires, des services… Il est préférable de conserver une mention d’alerte dans les signatures mail et sur les autres supports dans les premiers mois qui suivent l’emménagement.
